Структурные подразделения

Планирование и оценка результатов деятельности
сотрудников администрации города Хабаровска с использованием АСУ «СМАРТ»

Система сбалансированных показателей (ССП) была разработана в начале 90‑х годов профессором бизнес-школы при гарвардском университете Робертом Капланом и американским консультантом по вопросам управления Дэйвидом Нортоном как новый подход к стратегическому управлению.

По сути ССП – это механизм взаимосвязи стратегических замыслов и решений с ежедневными задачами, способ направить деятельность организации на их достижение. На уровне бизнес-процессов контроль стратегической деятельности осуществляется через так называемые ключевые показатели эффективности [анг. KPI – keys performance indicators], которые являются измерителями достижимости целей, а также характеристиками эффективности бизнес-процессов и работы каждого отдельного сотрудника.

В этом контексте, ССП является инструментом не только стратегического, но и оперативного управления.

Она обеспечивает обратную связь между внутренними организационными процессами и внешними показателями, необходимую для повышения стратегической эффективности и достижения результатов.

В соответствии с современной концепцией менеджмента, носящей название «Управление по целям», каждая задача должна быть: конкретной (specific), измеримой (measurable), достижимой (attainable, achievable), актуальной (realistic, relevant), ограниченной во времени (time-bound). Соответственно, KPI позволяют оценить достижение SMART-задач.

В марте 2012 года на расширенном заседании рабочей группы по формированию системы «Открытое правительство» в Сколково Дмитрий Медведев сказал: «Очень важно, чтобы государственные служащие не только получали свой фиксированный оклад, который соответствует рыночному индикатору, но и чтобы была переменная составляющая». Эта идея актуальна и сейчас.

В своем послании Федеральному собранию 1 марта 2018 года Президент также поставил задачу:

«Чиновники всех уровней должны быть заинтересованы в росте своей эффективности и быть жёстко нацелены на получение конкретного результата. … Именно в такой логике нужно перестроить всю систему государственной службы, там, где это целесообразно, – внедрить проектные методы работы.».

Переход на систему сбалансированных показателей в администрации города проходил в два этапа: с сентября 2012 года – высшие и главные группы должностей, а с января 2013 года – все муниципальные служащие.

У нас система показателей разделена по двум временным векторам: ежемесячная оценка и ежегодная.

По ежегодной системе показателей оценивается деятельность заместителей мэра города и руководителей комитетов, управлений и департаментов администрации. Годовые показатели определяются исходя из целей, закрепленных в Стратегии социально-экономического развития городского округа «Город Хабаровск» на период до 2030 года.

В свою очередь ежемесячная оценка по системе сбалансированных показателей проводится среди всех муниципальных служащих и реализуется через заполнение каждым сотрудником плановой и отчетной матрицы.

В них учтены весовые значения ключевого показателя, постоянных и переменных СМАРТ‑задач.

Это позволяет оценить долю каждого показателя в формировании итогового премиального коэффициента.

Задаются границы выполнения показателей с минимальными и максимальными параметрами, за пределами которых премия не начисляется.

В матрицу введена оценка по исполнительской дисциплине и оценка вышестоящего руководителя, учитывается фактически отработанное муниципальным служащим рабочее время.

Переменные показатели позволяют реагировать на вновь возникающие задачи, не теряя при этом из виду главное направление деятельности структурного подразделения и администрации в целом.

Для оценки эффективности деятельности муниципальных служащих была разработана АСУ «СМАРТ». Она реализована во внутренней корпоративной сети на технологическом портале, разработанном специалистами подведомственного бюджетного учреждения. Благодаря использованию Web-технологий при построении Портала и реализованных на нем автоматизированных систем, для работы требуется только браузер и доступ в корпоративную сеть.

Система разработана с использованием ASP.NET Web Forms, на языке программирования C#, под .NET Framework 4.0. В качестве СУБД применяется MS SQL Server 2012.

Это позволило обеспечить автоматизацию заполнения плановых и отчетных матриц и мониторинг исполнения плановых показателей. АСУ «СМАРТ» по результатам выставленных руководителем оценок и отработанных дней рассчитывает коэффициент премирования для каждого муниципального служащего.

Система показателей построена на основе вертикальной иерархии. Для заместителей мэра города, руководителей структурных подразделений ключевые показатели и соответствующие им СМАРТ‑задачи ежегодно утверждаются распоряжением администрации города.

Ключевые показатели и постоянные СМАРТ-задачи сотрудников определяются исходя из их должностных обязанностей и утверждаются приказом.

СМАРТ-задачи заместителей мэра города определяют ключевые показатели руководителей структурных подразделений, отвечающих за наиболее значимые направления работы. Соответственно,
СМАРТ-задачи начальников управлений определяют ключевые показатели сотрудников.

Таким образом, задачи для каждого сотрудника ставятся в соответствии с общим направлением деятельности структурного подразделения в текущем году.

601-м Указом Президента России «Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления» были определены показатели и поставлена задача по их достижению к 2018 году.

Для исполнения Указа Президента администрацией города утверждена дорожная карта, представленная на слайде, которая определяет ежегодный уровень достижения показателей до 2020 года.

Показатели вошли в перечень индикаторов, применяемых в оценке эффективности деятельности муниципальных служащих администрации города Хабаровска.

Так, например, по достижению значения показателя «Уровень удовлетворенности населения качеством предоставления государственных и муниципальных услуг» оценивается эффективность деятельности первого заместителя мэра города по инвестиционному развитию, как координатора предоставления услуг, заместителей мэра и руководителей структурных подразделений, оказывающих муниципальные услуги.

Оценка производится по итогам работы за год. По мере достижения запланированных значений показатели, установленные руководителям, пересматриваются. Как правило, это происходит ежегодно.

Показатели позволяют в полной мере использовать методы позитивной и негативной мотивации сотрудников, заложенные в ССП, для ежемесячной оценки качества проведения запланированных мероприятий.

Применение АСУ «СМАРТ» позволяет обеспечить постоянный мониторинг процесса выполнения задач, возложенных на администрацию города, через достижение заданных ежемесячных и ежегодных индикаторов стратегического развития.

Ну и в заключение хочу сказать, что 25 июня 2015 года в Тихоокеанском государственном университете состоялась защита диссертации на тему «Сбалансированная система показателей как инструмент повышения качества предоставления муниципальных услуг (на примере городского округа г. Хабаровск)». С диссертацией можно ознакомиться в научной библиотеке и на сайте ФГБОУ ВПО «Тихоокеанский государственный университет» pnu.edu.ru.

Благодарю за внимание.